Plugin Tinfo SGI: Sistema di Gestione Integrato

Caratteristiche

  • Area front office per la navigazione dei documenti, configurabile per essere visibile con o senza senza autenticazione
  • Struttura grafica di navigazione dei contenuti oltre che sezioni specifiche per tipologia di documento con form per la ricerca avanzata
  • Area back office per gli operatori e amministratori del sistema
  • Memorizzazione di diverse tipologie di documenti:
  • Documenti codificati
    • Politiche e Manuali
    • Procedure
    • Piani d'emergenza
    • Istruzioni di lavoro
    • Relazioni
    • Moduli
  • Gestione sostanze e preparati (Schede di Sicurezza)
    • Schede ADR
    • Analisi ambientali cantieri
    • Documenti allegati
    • Documenti Bilancio HSE
    • Documenti Riesame
    • Documenti Audit
    • Documenti Newsletter
    • Documenti DVR
    • Documenti Conf.Legislativa
  • Generazione delle diverse tipologie di documenti attraverso l'utilizzo e la configurazione (proprietà chiave-valore) di vocabolari e categorie
  • Documenti ricercabili per classificazioni multiple, per codifica o per parole contenute all'interno dei documenti
  • Versioning dei documenti e relative revisioni
  • Liste di distribuzione per l'invio automatico e pianificato dei documenti tramite posta elettronica
  • Visione complessiva dell'esito invio mail e tracciamento accesso al sistema
  • Gestione dello storico delle liste di distribuzione con possibilità di ricerca per data
  • Creazione di un oggetto Portfolio pdf contenente i documenti selezionati
  • Sistema di reportistica su formato Excel o Pdf ripostante dati e metadati dei documenti selezionati
  • Gestione multilingua

Descrizione

Il Sistema di gestione integrato Salute Sicurezza e Ambiente (SGI HSE) è la soluzione Tinfo per uniformare e controllare tutta la documentazione relativa alla Salute, Sicurezza e Ambiente.

Realizza un sistema integrato per la gestione e la distribuzione di documenti nel quale dal un lato viene gestita tutta l'attività di emissione, revisione, archiviazione di documenti, e dall'altro la distribuzione e la certificazione di presa visione integrata con i sistemi di posta elettronica esistenti in azienda.

L'applicazione consente di gestire in rete, scaricare e stampare tutti i moduli, grafi, tabelle, file allegati ai singoli documenti. Aggregare e scaricare un sottoinsieme di file selezionati utilizzando le funzionalità del Portfolio pdf.

Tutti i documenti sono ricercabili per classificazioni multiple o per parole contenute all'interno dei documenti (search engine).

L'accesso ai documenti è controllato e possono essere tracciate tutte le attività di gestione e visualizzazione di ogni singolo documento.

Portlet SGI HSE

Interfaccia Grafica

  • Portlet da inserire in parte autenticata con possibilità di accesso anche da parte di Guest;

 Salute Sicurezza e Ambiente

  • Permette la navigazione dei contenuti per sito/cantiere attraverso un menu grafico ad albero
  • Attiva la ricerca su tipologie di documento;
  • Consente la personalizzaizone di filtri specifici per tipologia di documento;
  • Consente la personalizzaizone di filtri specifici per tipologia di documento da mostrare all'operatore piuttosto che all'utente Guest;
  • Consente l'aggregazione e l'esportazione dei documenti in formato portfolio pdf;
  • Consente l'esportazione della lista dei documenti in formato excel;
  • Consente l'esportazione del report di invio documenti in formato excel.

Maschere di inserimento/modifica

Documenti Codificati

Documenti Codificati
Documenti Codificati
Documenti Codificati

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Documento codificato e di tutti i file ad esso collegati: Allegati aggiuntivi.
Per il Documento codificato sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Tipologia
  • Ambito
  • Numero progressivo
  • Revisione
  • Descrizione
  • Sigla
  • Sistema
  • Stato
  • Lingua
  • Versione SGI
  • Data
  • Unità selezionate: permette di impostare i destinatari della distribuzione del documento.

Per gli Allegati aggiuntivi sono presenti i seguenti metadati. Dove specificato, i campi vengono valorizzati in base a quanto inserito per il Documento codificato:

  • File
  • Revisione
  • Descrizione
  • Data: la medesima del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Tipologia
  • Sigla: la medesima del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Stato: il medesimo del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Lingua
  • Unità selezionate: le medesime del Documento codificato a cui sono agganciati.

 

Sostanze e preparati

Sostanze e preparati
Sostanze e preparati

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Sostanze e preparati; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Nome sostanza
  • Fornitore
  • Revisione interna
  • Revisione
  • Frasi di rischio
  • Consigli di prudenza
  • Indicazioni di pericolo
  • Data
  • Unità selezionate: permette di impostare i destinatari della distribuzione del documento.

 

Schede ADR

Schede ADR

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Schede ADR; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Tipologia
  • Prodotto
  • Num. Onu
  • Revisione
  • Data

 

Analisi Ambientali Cantiere

Analisi Ambientali Cantiere

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Analisi Ambientali Cantiere; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Nome
  • Tipologia
  • Revisione
  • Data

 

Allegati ai Documenti

Allegati ai Documenti

Per gli Allegati aggiuntivi sono presenti i seguenti metadati. Dove specificato, i campi vengono valorizzati in base a quanto inserito per il Documento codificato:

  • File
  • Revisione
  • Descrizione
  • Data: la medesima del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Tipologia
  • Sigla: la medesima del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Stato: il medesimo del Documento codificato a cui sono agganciati
  • Lingua
  • Unità selezionate: le medesime del Documento codificato a cui sono agganciati.

     

DVR/DUVRI/Schede Informative

DVR/DUVRI/Schede Informative

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo DVR/DUVRI/Schede Informative; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Revisione
  • Descrizione
  • Data
  • Tipologia
     

Schede Spazi Confinanti

Schede Spazi Confinanti

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Schede Spazi Confinanti; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Revisione
  • Descrizione
  • Data
  • Tipologia
  • Applicabilità
     

Altri documenti

Altri documenti

La maschera permette l'inserimento di un file di tipo Altri documenti; sono presenti i seguenti metadati:

  • File
  • Revisione
  • Descrizione
  • Data
  • Tipologia

Tutti i list type presenti mostrano i valori configurati come vocabolari/categorie.

 

Configurazione vocabolari/categorie

I valori presenti nei list type delle maschere di inserimento o della sezione filtri, piuttosto che quelli presenti nella sezione dedicata alle Unità selezionate, sono configurabili creando appositi Vocabolari e Categorie.

Configurazione vocabolari/categorie

Per ognuna delle voci di categoria è possibile impostare le proprietà chiave/valore per definire:

  • l'icona
  • la posizione
  • il tipo: filter, index, section...
  • il nome che si vuole visualizzare

Nel caso di tipo=filter, nel campo descrizione è possibile impostare le specifiche di filtro in formato Json.

 

Distribuzione documenti

Distribuzione documenti

La lista di distribuzione recupera tutti i Documenti codificati e Allegati ai documenti con stato "Nuovo" o "Revisionato" e invia la comunicazione con la notifica degli aggiornamenti, a tutte le persone che fanno parte delle Unità assegnate ai documenti. E' possibile configurare un testo di default per la mail utilizzando anche le variabili elencate sotto l'editor di testo; oppure personalizzarlo ad ogni invio.

La presa visione dei documenti notificati, viene certificata con l'accesso da parte dell'utente all'applicativo.

Vengono storicizzate tutte le notifiche ed è presente un form di ricerca per recuperare lo storico di invii precedenti.

Configurazione

  • Scope dei dati: livello Company (i dati del portlet sono visibili su tutte le comunità della company) o Community (i dati del portlet sono visibili solo sulla comunità sul quale è caricato il portlet stesso);
  • Oggetto e-mail: Oggetto della mail di invio notifiche;
  • Testo e-mail: Corpo della mail di riepilogo delle notifiche;