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TinfoDoc: Gestione flussi documentali

Client di posta evoluto, per organizzare e certificare tutti i documenti

E' uno strumento collaborativo innovativo per la gestione dei flussi documentali, in particolar modo delle email aziendali. Organizza, velocizza e certifica i flussi di documenti di qualsiasi tipo attraverso un client di posta integrato.

Cerchi un'alternativa intelligente al classico Outlook © ?

TinfoDoc gestisce tutti i documenti della tua organizzazione: mail, pec, fax, scansioni

Con TinfoDoc è possibile abbattere fino all' 70%  del tempo impiegato per il trattamento e lo smistamento delle email, facilitando il lavoro e il processo collaborativo interno a beneficio della produttività aziendale.

Di seguito alcune delle caratteristiche principali:

 

Blog sulle mail e sui documenti di flusso

Blog sulle mail e sui documenti di flusso

Sistema di comunicazione interno tra persone e rispettivi uffici. Quando un utente crea un commento tramite lo strumento blog,gli appartenenti agli uffici di competenza riceveranno una notifica. In questo modo nessuna comunicazione interna viene persa, e, allo stesso tempo, si alleggerisce l'uso delle mail, tramite una funzionalità veloce, semplice ed immediata. Ogni commento può essere editato e cancellato dall'autore.

 

Presa in carico dei documenti

Presa in carico di un documento

Con la presa in carico di un documento sappiamo sempre chi si sta occupando di una particolare comunicazione. Tramite un sistema di colori differenti ed icone, noi vediamo i documenti presi in carico dai nostri colleghi e viceversa. Quando un documento è preso in carico da qualcuno, non è possibile effettuare modifiche su di esso. Un documento preso in carico può essere sbloccato quando la lavorazione è giunta al termine. Questo sistema ci aiuta anche nel tenere "pulita" la nostra scrivania virtuale, in quanto possiamo nascondere dalla vista i documenti su cui stanno lavorando altri colleghi.

 

Creazione di Promemoria personali su documenti

Creazione di Promemoria personali su documenti

Grazie allo strumento integrato dei "Promemoria" possiamo temporaneamente nascondere dalla nostra "scrivania" alcuni documenti di flusso per farli riapparire all'occorrenza ad una determinata data. Tutti i documenti per i quali abbiamo impostato come promemoria vengono mostrati in un elenco paginato e, per ognuno di essi, possiamo sganciare il promemoria oppure "marcarlo" come "fatto" una volta che abbiamo concluso le attività inerenti. Tramite questa funzionalità possiamo, così, schedulare al meglio le nostre attività, per una migliore gestione dei flussi documentali.

 

Archiviazione dei documenti di flusso in appositi fascicoli

Archiviazione dei documenti di flusso in appositi fascicoli

Fascicolazione ed archiviazione (disponibile solo per la versione Plus): ogni documento mail, PEC, fax, ecc.. può essere fascicolato in appositi faldoni virtuali. Tutte le nostre comunicazioni sarano così ordinate e aggregate tra loro. Un documento può essere fascicolato in più faldoni. La navigazione ad albero tra faldoni è semplice ed intuitiva, e possiamo sempre passare dal fascicolo al documento tramite un sistema di collegamenti reciproci. E' possibile, infine, configurare delle regole specifiche che consentano la fascicolazione automatica dei documenti in arrivo.

 

Hai difficoltà nel gestire i flussi documentali della tua azienda?

Guarda i video demo di TinfoDoc Gestione Flussi Documentali

 

Basato su Liferay © 

TinfoDoc è basato su tecnologia Liferay ©, Leader nel Quadrante Magico
per i portali orizzontali 2015 di Gartner.
Software gestione documentale nel Marketplace Liferay

Caratteristiche TinfoDoc Lite

Caratteristiche aggiuntive TinfoDoc Plus

TinfoDoc Lite Gestione Flussi Gestione Documentale

TinfoDoc Plus Gestione Flussi Gestione Documentale

  • assegnare e prendere in carico i documenti;
  • realizzare ricerche trasversali che consentono la ricerca all'interno di tutti gli uffici di competenza senza limitazioni;
  • accedere facilmente ai documenti su diversi media aziendali: smartphone, tablet, pc;
  • creare filtri di accesso in relazione ai compiti dei dipendenti;
  • fare aggiornamenti visibili da tutti;
  • allegare file in 3 modalità diverse: da disco (se siamo su pc), da cartella (se esiste già una copia del documento) e da medialibrary di Liferay aziendale;
  • commentare i singoli documenti/mail, consentendo una miglior pianificazione delle attività;
  • creare documenti interni condivisi;
  • inserire promemoria personali;
  • realizzare ricerche testuali email ed estesa ai contenuti interni degli allegati: .doc, .pdf, .odt, pptx, .ppt, docx, etc;
  • personalizzare il formato/firma dell'email aziendale; 
  • archiviare in cartelle aziendali specifiche (fascicoli) le mail in entrata e uscita (P);
  • collegarle alle relative commesse dei clienti e ai fascicoli amministrativi (P);
  • visualizzare i documenti nei fascicoli aziendali con l'intestazione dei messaggi anche se non sono assegnati al ricercatore (P);
  • rendere i fascicoli visibili e accessibili  in modalità multilevel (P);

 

Scopri le funzionalità aggiuntive per la Gestione Protocollo e per la Lettura dei Barcode

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