Formazione sulla Gestione Documentale

Bacheca Multifunzione:

  • Concetto di documento - differenza tra documento e file
  • Concetto di metadato - metadati obbligatori legati al concetto di protocollo, legati alla presa in carico, alla fascicolazione, alla classificazione, ecc..
  • Tipi di documenti  - lettere commerciali, ordini, distinte, listini, analisi di progetto, rendicontazione, ecc
  • Procedura di creazione di un documento - wizard di creazione composto da diverse sezioni: dati generici, fascicolazione, assegnazione della visibilità interna all'azienda, inserimento di file allegati e scelata mailbox destinatario
  • Flussi da inserire - carta, mail, mail PEC, FAX e altri eventuali flussi provenienti da altre applicazioni
  • Il concetto di condivisione con colleghi e altre aree: l'assegnazione, la presa in carico, il blog per lo scambio di informazioni interno sul documento
  • Concetto di classificazione documento - utilizzo di Tag e albero di Classificazione
  • Concetto di fascicolo come raccoglitore dei fatti aziendali (contratti, progetti, pratiche, ecc)
  • Concetto di rubrica aziendale - anagrafica comune e condivisa tra tutti i colleghi 

Addestramento:

  • Il client di posta di TinfoDOC, differenze con Outlook e/o GMail:
    • Il wizard di compilazione ... sino in fondo;
    • Gli indirizzi da anagrafica e liberi;
    • Gli allegati da scrivania, da altra mail (instradamento) da MediaLib, da Fascicolazione;
    • Il rispondi/rispondi a tutti/inoltra;
    • Assegnazione documenti e Presa in carico;
    • Modifica di un documento con attenzione alla modifica della classificazione;
  • Le ricerche:
    • Campi indicizzati;
    • Ricerca full text;
    • Ricerca avanzata;
    • Applicazione filtri a risultati di una ricerca;
  • Esempi di comunicazioni per area: amministrazione invia e riceve offerte, ordini e fatture; la produzione invia e riceve Analisi, Requisiti e schemi d'impianto; l'assistenza invia e riceve FAQ, segnalazioni, istruzioni ... (dialogo di gruppo per fissare nel dialogo i casi per ogni operatore e rendere personale l'interpretazione del modello) Eventuale lista di casi da lasciare in una "bacheca".
  • Organizzazione e strutturazione dei fascicoli come nuovo sistema di archiviazione aziendale delle attività di produzione: configurazione di campi personalizzati per tipologia di fascicolo e definizione di regole per la fascicolazione automatica.