Come aggiornare le tipologie documentali

Nota: è necessario avere i permessi per accedere all'area di modifica tipologie documentali (nel caso contattare l'amministratore).

Selezionare la voce "Contenuto" sotto il menu "Amministrazione":

selezionare nell'elenco dei siti, in alto a sinistra, quello di interesse:

selezionare la sezione "Categorie" e il vocabolario "Tipologia Documentale":

utilizzare "Aggiungi Categoria" per aggiungere una nuova voce di tipologia documentale oppure, selezionata una voce, utilizzare il menu contestuale a destra (Modifica, Elimina, ...).

L'elenco aggiornato sarà visibile in creazione o modifica di un documento:

REGOLE :

La tipologia documentale è una etichetta che si applica al documento/allegato di flusso per:

  • poterlo cercare velocemente  (cerco tutte le distinte del mese)
  • per poterlo esportare (es. voglio mettere in conservazione legale tutte le fatture passive dell’anno)

Si suggerisce una valutazione dell'elenco tipologie tenendo presente i seguenti aspetti funzionali:

  • la tipologia di documento è globale, trasversale a uffici e utenti (ogni utente vedrà la stessa lista di selezione di tipologia documento). Si sconsigliano quindi i tipi “personali”
  • la tipologia dovrebbe classificare univocamente il contenuto dei documenti; la funzionalità di ricerca avanzata di documenti disponibile in bacheca multifunzione prevede la selezione di un singolo valore di tipologia di documento. Per titolari d’archivio (multilivello) o approcci multipli (documento tipo VERBALE e TICKET e CLIENTE PRIVATO non è corretto)